Freistellungsbescheinigung Ablauf: Von Beantragung bis Verlängerung [2025]
Der komplette Lebenszyklus einer Freistellungsbescheinigung: Von der Gewerbeanmeldung über die Beantragung bis zur Verlängerung – mit Timeline, Checklisten und Praxis-Tipps.
Die Timeline: Überblick
Gewerbeanmeldung
Dauer: 1-2 Tage | Kosten: 20-60 €
Steuerliche Erfassung
Dauer: 2-4 Wochen | Automatisch durch Finanzamt
Antrag Freistellung
Dauer: 4-8 Wochen Bearbeitung | Kostenlos
Freistellung erhalten
Gültigkeit: Meist 3 Jahre
Gesamt-Dauer: 6-12 Wochen
Phase 1: Beantragung (Erstantrag)
Was Sie benötigen:
- ✓ Gewerbeschein / Gewerbeanmeldung
- ✓ Steuernummer
- ✓ Bei GmbH/UG: Handelsregisterauszug
- ✓ Bei bestehenden Unternehmen: Letzte Steuererklärung
- ✓ Ausgefülltes Antragsformular (Formular-Download beim Finanzamt)
Wo beantragen?
Beim Betriebsstättenfinanzamt – das ist das Finanzamt, das für Ihren Firmensitz zuständig ist. Manche Bundesländer bieten auch Online-Anträge über das Steuerportal ELSTER an.
💡 Praxis-Tipp:
Rufen Sie VOR der Antragstellung beim Finanzamt an und fragen Sie nach dem zuständigen Sachbearbeiter. Klären Sie ab, welche Unterlagen genau benötigt werden – das spart Zeit und Rückfragen.
Phase 2: Bearbeitung durch das Finanzamt
Das Finanzamt prüft folgende Kriterien:
- Steuerliche Zuverlässigkeit: Haben Sie Ihre Steuererklärungen pünktlich abgegeben?
- Steuerrückstände: Bestehen offene Forderungen beim Finanzamt?
- Ordnungsgemäße Buchführung: Sind Ihre Unterlagen vollständig?
- Gewerbeanmeldung: Ist das Gewerbe korrekt angemeldet?
⚠️ Häufige Ablehnungsgründe:
- • Steuerrückstände (auch kleine Beträge!)
- • Verspätete Abgabe von Steuererklärungen
- • Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen
- • Keine ordnungsgemäße Buchführung
Phase 3: Gültigkeit & Nutzung
Sie haben die Freistellung erhalten – was nun?
✓ Checkliste nach Erhalt:
- Prüfen Sie die Angaben: Name, Steuernummer, Gültigkeit
- Fertigen Sie 10-20 Kopien an (für Auftraggeber)
- Notieren Sie das Ablaufdatum in Ihrem Kalender
- Richten Sie Erinnerungen ein: 90, 60, 30 Tage vor Ablauf
- Archivieren Sie das Original sicher (Tresor, Büro)
- Senden Sie Kopien an alle aktuellen Auftraggeber
Phase 4: Verlängerung (rechtzeitig!)
Die Verlängerung ist genauso wichtig wie der Erstantrag. Ohne gültige Freistellung müssen Auftraggeber 15% Bauabzugsteuer einbehalten!
Verlängerungs-Timeline:
Stellen Sie den Verlängerungsantrag. Sie benötigen die gleichen Unterlagen wie beim Erstantrag.
Rufen Sie an und fragen Sie nach dem Bearbeitungsstand, falls Sie noch keine Rückmeldung haben.
Informieren Sie Ihre Auftraggeber über den Ablauf. Bitten Sie um Geduld oder vereinbaren Sie vorübergehend Einbehaltung der Bauabzugsteuer.
Ab sofort müssen Auftraggeber 15% Bauabzugsteuer einbehalten. Keine Zahlungen mehr ohne Abzug möglich!
💡 Digitale Überwachung nutzen:
Software wie der Freistellungs-Manager überwacht Ablaufdaten automatisch und erinnert Sie 90, 60 und 30 Tage vorher. So verpassen Sie keine Verlängerung mehr.
Was tun bei Ablauf ohne Verlängerung?
Wenn Ihre Freistellung abgelaufen ist und Sie noch keine Verlängerung erhalten haben:
- Sofort beim Finanzamt nachfassen: Rufen Sie an und fragen Sie nach dem Bearbeitungsstand
- Auftraggeber informieren: Teilen Sie mit, dass vorübergehend Bauabzugsteuer einbehalten werden muss
- Verträge anpassen: Vereinbaren Sie schriftlich, dass die Steuer einbehalten wird
- Alternative prüfen: Bei kleinen Aufträgen < 5.000 € entfällt die Bauabzugsteuer
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Wie lange dauert die Beantragung einer Freistellungsbescheinigung?
Die Bearbeitung durch das Finanzamt dauert in der Regel 4-8 Wochen. Planen Sie daher mindestens 2-3 Monate vor dem geplanten Projektstart ein. Bei Erstanträgen kann es auch länger dauern.
Wie lange ist eine Freistellungsbescheinigung gültig?
In der Regel 3 Jahre. Das Finanzamt legt die Gültigkeit individuell fest. Bei Erstanträgen kann die Gültigkeit auch kürzer ausfallen (z.B. 1 Jahr), um die Zuverlässigkeit zu prüfen.
Wann muss ich die Freistellung verlängern?
Beginnen Sie mit der Verlängerung spätestens 3 Monate vor Ablauf. Die Bearbeitung dauert genauso lange wie der Erstantrag (4-8 Wochen). Ohne rechtzeitige Verlängerung müssen Auftraggeber die Bauabzugsteuer einbehalten.
Fazit: Rechtzeitige Planung ist alles
Der Ablauf einer Freistellungsbescheinigung dauert insgesamt 6-12 Wochen. Planen Sie rechtzeitig und richten Sie Erinnerungen für die Verlängerung ein – so vermeiden Sie teure Liquiditätsengpässe durch Bauabzugsteuer.