Freistellungsbescheinigung prüfen: Checkliste & Ampelsystem [2025]
Die korrekte Prüfung von Freistellungsbescheinigungen schützt Sie vor Haftung und Nachzahlungen. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, worauf Sie achten müssen.
Warum die Prüfung so wichtig ist
Als Auftraggeber von Bauleistungen sind Sie verpflichtet, vor jeder Zahlung die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung zu prüfen. Akzeptieren Sie eine abgelaufene oder ungültige Freistellung, haften Sie persönlich für die 15% Bauabzugsteuer – inklusive Zinsen und Säumniszuschlägen.
Reales Beispiel aus der Praxis
Ein Bauunternehmen zahlte einem Nachunternehmer über 6 Monate hinweg 180.000 € (netto) – trotz abgelaufener Freistellung. Bei der Betriebsprüfung: 27.000 € Nachzahlung + 2.700 € Säumniszuschläge + 1.620 € Zinsen. Gesamtschaden: 31.320 €.
Das Ampelsystem: Auf einen Blick
Das Ampelsystem visualisiert die Restlaufzeit einer Freistellungsbescheinigung und hilft Ihnen, Risiken schnell zu erkennen:
🟢 GRÜN
Gültigkeit > 30 Tage
Alles in Ordnung. Zahlung ohne Bauabzugsteuer möglich.
🟡 GELB
Gültigkeit 1-30 Tage
Handlung nötig! Verlängerung beim Nachunternehmer anfordern.
🔴 ROT
Abgelaufen oder fehlt
STOPP! 15% Bauabzugsteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen.
Die 7-Punkte-Checkliste
Prüfen Sie jede Freistellungsbescheinigung anhand dieser 7 Punkte, bevor Sie eine Zahlung freigeben:
Formale Vollständigkeit
Die Bescheinigung muss folgende Angaben enthalten:
- ✓ Name und Anschrift des Unternehmens
- ✓ Steuernummer
- ✓ Ausstellendes Finanzamt
- ✓ Ausstellungsdatum
- ✓ Gültig-von und Gültig-bis Datum
- ✓ Stempel und Unterschrift des Finanzamts
Gültigkeitszeitraum
Prüfen Sie das Datum:
Heute: 15.01.2025
Gültig bis: 31.12.2025
→ GRÜN: Noch 351 Tage gültig ✓
Steuernummer abgleichen
Die Steuernummer auf der Freistellung muss identisch sein mit der Steuernummer auf:
- ✓ Rechnung des Nachunternehmers
- ✓ Gewerbeanmeldung
- ✓ Vertragsunterlagen
⚠️ Achtung: Bereits ein Zahlendreher macht die Freistellung ungültig!
Unternehmensname & Anschrift
Prüfen Sie, ob der Name auf der Freistellung exakt mit dem Vertragspartner übereinstimmt:
Finanzamts-Stempel & Unterschrift
Eine gültige Freistellung muss enthalten:
- ✓ Dienstsiegel des Finanzamts (Stempel)
- ✓ Handschriftliche Unterschrift eines Finanzbeamten
- ✓ Lesbare Nennung des Finanzamts (z.B. "Finanzamt München")
⚠️ Fälschungen erkennen: Bei Zweifeln fordern Sie die Kopie beim Finanzamt des Nachunternehmers an. Telefonnummer finden Sie im Internet unter "Finanzamt [Name]".
Original oder beglaubigte Kopie?
Sie dürfen akzeptieren:
- Original vom Finanzamt
- Beglaubigte Kopie (Notar, Behörde)
- Einfache Kopie mit Bestätigung des Nachunternehmers, dass das Original existiert (Dokumentationspflicht!)
Dokumentation & Archivierung
Nach erfolgreicher Prüfung:
- ✓ Kopie anfertigen und zusammen mit Rechnung archivieren
- ✓ Ablaufdatum notieren (z.B. in Excel oder Software)
- ✓ Erinnerungen einrichten (90, 60, 30 Tage vorher)
- ✓ Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Häufige Fehler bei der Prüfung
Top 5 Fehlerquellen
- 1.Gültigkeitsdatum falsch berechnet: Viele vergessen, dass die Bescheinigung AM Ablaufdatum noch gültig ist, aber NICHT mehr am Tag danach. Beispiel: Gültig bis 31.12.2024 → letzte gültige Zahlung am 31.12.2024!
- 2.Steuernummer nicht abgeglichen: Die Steuernummer muss exakt übereinstimmen. Bereits ein Zahlendreher macht die Freistellung ungültig.
- 3.Unternehmensform verwechselt: "Müller Bau GmbH" ist nicht dasselbe wie "Müller Bau UG" oder "Müller Bau e.K.". Die Rechtsform muss identisch sein!
- 4.Keine Kopie archiviert: Bei Betriebsprüfung müssen Sie beweisen, dass die Freistellung zum Zahlungszeitpunkt gültig war. Ohne Kopie haften Sie!
- 5.Ablaufdatum nicht überwacht: Die Freistellung ist heute gültig, aber nächste Woche abgelaufen? Richten Sie Erinnerungen ein, um rechtzeitig Verlängerungen anzufordern.
Praxis-Beispiel: Schritt-für-Schritt
Szenario:
Sie beauftragen die "Schmidt Elektro GmbH" mit Elektroarbeiten für 15.000 € (netto). Der Nachunternehmer legt Ihnen eine Freistellungsbescheinigung vor. So prüfen Sie:
✓ Schritt 1: Formale Prüfung
- ✓ Finanzamt Stempel vorhanden
- ✓ Unterschrift vorhanden
- ✓ Alle Pflichtangaben enthalten
✓ Schritt 2: Gültigkeit prüfen
Heute: 15.01.2025
Gültig bis: 31.03.2025
→ Noch 75 Tage gültig = GRÜN ✓
✓ Schritt 3: Steuernummer abgleichen
Freistellung: 123/456/78901
Rechnung: 123/456/78901
→ Identisch = GÜLTIG ✓
✓ Schritt 4: Name prüfen
Freistellung: "Schmidt Elektro GmbH"
Vertrag: "Schmidt Elektro GmbH"
→ Identisch = GÜLTIG ✓
✓ Schritt 5: Entscheidung
✓ Alle Prüfpunkte erfüllt → Zahlung ohne Bauabzugsteuer freigeben
Nächste Schritte: Kopie archivieren, Ablaufdatum (31.03.2025) notieren, Erinnerung für 01.01.2025 setzen (90 Tage vorher)
Digitale Tools zur Prüfung
Manuelle Prüfung ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Moderne Software bietet:
- OCR-Erkennung: Automatisches Auslesen von Steuernummer, Ablaufdatum und Finanzamt
- Ampelsystem: Sofortige Visualisierung der Gültigkeit (Grün/Gelb/Rot)
- Automatische Erinnerungen: Warnungen 90, 60, 30 Tage vor Ablauf
- Zentrale Archivierung: Alle Freistellungen digital durchsuchbar
- Audit-Trail: Lückenlose Dokumentation für Betriebsprüfungen
Kostenlos testen: Freistellungs-Checker
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Häufig gestellte Fragen
Wie erkenne ich eine gültige Freistellungsbescheinigung?
Eine gültige Freistellungsbescheinigung muss folgende Kriterien erfüllen: 1) Das Ausstellungsdatum liegt in der Vergangenheit, 2) Das Gültig-bis-Datum liegt in der Zukunft, 3) Die Steuernummer des Nachunternehmers ist korrekt, 4) Das ausstellende Finanzamt ist genannt, 5) Original oder beglaubigte Kopie liegt vor.
Was ist das Ampelsystem bei Freistellungsbescheinigungen?
Das Ampelsystem visualisiert die Restlaufzeit: Grün = Gültigkeit > 30 Tage (alles in Ordnung), Gelb = Gültigkeit 1-30 Tage (Verlängerung anfordern), Rot = abgelaufen oder < 0 Tage (Bauabzugsteuer einbehalten!).
Wie oft muss ich Freistellungsbescheinigungen prüfen?
Sie müssen vor jeder Zahlung an den Nachunternehmer die Gültigkeit prüfen. Empfohlen: Automatische monatliche Prüfung aller aktiven Nachunternehmer + Erinnerungen 90/60/30 Tage vor Ablauf.
Was passiert, wenn ich eine abgelaufene Freistellung akzeptiere?
Sie haften für die nicht einbehaltene Bauabzugsteuer (15% der Netto-Vergütung) inklusive Säumniszuschlägen und Zinsen. Bei vorsätzlichem Handeln drohen Bußgelder bis 25.000 € und Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.
Fazit: Prüfen, Dokumentieren, Überwachen
Die korrekte Prüfung von Freistellungsbescheinigungen ist Ihre wichtigste Pflicht als Auftraggeber von Bauleistungen. Mit der 7-Punkte-Checkliste und dem Ampelsystem behalten Sie den Überblick und minimieren Haftungsrisiken.
✓ Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- ✓ Vor jeder Zahlung Gültigkeit prüfen
- ✓ Steuernummer mit Rechnung abgleichen
- ✓ Unternehmensname exakt vergleichen (inkl. Rechtsform)
- ✓ Kopie archivieren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
- ✓ Ablaufdatum überwachen mit 90/60/30-Tage-Erinnerungen
- ✓ Bei abgelaufener Freistellung: 15% Bauabzugsteuer einbehalten!