Nachunternehmer richtig beauftragen

Warum die Beauftragung so kritisch ist

Als Auftraggeber von Bauleistungen haften Sie für Bauabzugsteuer, die nicht oder zu niedrig abgeführt wurde (§ 48a Abs. 3 Satz 1 EStG). Die Haftung entfällt, wenn Ihnen im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit Sie vertrauen konnten (§ 48a Abs. 3 Satz 2 EStG). Eine fehlerhafte Beauftragung kann Sie daher teuer zu stehen kommen.

Rechenbeispiel zur Haftung (fiktiv)

Ein Industriebetrieb, der selbst keine Bauleistungen erbringt, beauftragt einen Trockenbauer für den Hallenumbau: 80.000 € netto, 95.200 € mit 19 % Umsatzsteuer. Der Trockenbauer legt keine Freistellung vor, der Betrieb zahlt trotzdem den vollen Betrag, ohne Bauabzugsteuer. Das Finanzamt stellt den Fehler später bei einer Prüfung fest: 14.280 € Haftungsbetrag (15 % der Gegenleistung von 95.200 €, § 48 Abs. 3, § 48a Abs. 3 EStG). Erbringen Sie selbst Bauleistungen, schulden Sie die Umsatzsteuer unter Umständen nach § 13b UStG; klären Sie dann mit Ihrem Steuerberater, was zur Gegenleistung zählt.

Die Checkliste: Vor Auftragserteilung

☑ Schritt 1: Unterlagen anfordern

Fordern Sie vor Auftragserteilung folgende Unterlagen an:

Freistellungsbescheinigung (Kopie genügt, bei projektbezogener Bescheinigung das Original)
Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
Versicherungsnachweise (Haftpflicht, Berufsgenossenschaft)
Referenzen (optional, aber empfohlen)

☑ Schritt 2: Freistellung prüfen

Maßgeblich ist, dass die Bescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist (§ 48 Abs. 2 EStG). Prüfen Sie deshalb nicht nur beim Auftrag, sondern vor jeder Zahlung:

Geltungsdauer und Umfang: gilt sie für Ihren Auftrag oder nur für bestimmte Bauleistungen (§ 48b Abs. 3 EStG)?
Name, Anschrift und Steuernummer stimmen mit Vertrag und Rechnung überein
Gegenprobe beim Bundeszentralamt für Steuern per elektronischer Abfrage (§ 48b Abs. 6 EStG)
Kopie archivieren, Prüfdatum festhalten

Alle Prüfpunkte im Einzelnen: Freistellungsbescheinigung prüfen: 7-Punkte-Checkliste.

☑ Schritt 3: Vertragsklauseln aufnehmen

Nehmen Sie folgende Klauseln in den Nachunternehmervertrag auf:

Muster-Klauseln:

Freistellungspflicht: „Der Auftragnehmer verpflichtet sich, eine gültige Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG vorzulegen. Die Gültigkeit muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehen.“
Verlängerungspflicht: „Der Auftragnehmer verpflichtet sich, spätestens 90 Tage vor Ablauf der Freistellung eine verlängerte Bescheinigung vorzulegen.“
Bauabzugsteuer-Vorbehalt: „Bei fehlender oder abgelaufener Freistellung ist der Auftraggeber berechtigt, 15 % der Gegenleistung (Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer) als Bauabzugsteuer einzubehalten und ans Finanzamt abzuführen.“
Sub-Nachunternehmer: „Bei Beauftragung von Sub-Nachunternehmern hat der Auftragnehmer ebenfalls gültige Freistellungen einzuholen und dem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen.“

☑ Schritt 4: Ablaufdatum überwachen

Nach Auftragserteilung:

✓ Ablaufdatum in Excel/Software eintragen
✓ Erinnerungen einrichten: 90, 60, 30 Tage vor Ablauf
✓ Vor jeder Zahlung Gültigkeit erneut prüfen
✓ Bei Ablauf: 15% Bauabzugsteuer einbehalten!

Auftrag an einen Nachunternehmer: der Ablauf vom Angebot bis zur Zahlung

Wer einen Auftrag an einen Nachunternehmer vergibt, durchläuft aus Sicht der Bauabzugsteuer fünf Stationen. Die Tabelle zeigt, was Sie wann erledigen:

Station	Was Sie tun	Bezug
1. Angebot	Unterlagen und Freistellungsbescheinigung anfordern; Jahresvolumen je Nachunternehmer im Blick behalten	§ 48 Abs. 2 EStG (Zusammenrechnung)
2. Vor dem Auftrag	Bescheinigung prüfen, Kopie archivieren	§ 48b Abs. 1, 3 EStG
3. Auftrag / Vertrag	Klauseln zu Freistellung, Verlängerung und Einbehalt aufnehmen (Muster oben)	vertragliche Vorsorge
4. Vor jeder Zahlung	Gültigkeit erneut prüfen — beim Bundeszentralamt für Steuern lässt sich online abfragen, ob eine Bescheinigung gespeichert ist; ohne gültige Bescheinigung 15 % der Gegenleistung einbehalten	§ 48 Abs. 1, 2, § 48b Abs. 6 EStG
5. Nach dem Einbehalt	Elektronisch anmelden und abführen bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats der Zahlung; mit dem Nachunternehmer über den Abzug abrechnen	§ 48a Abs. 1 und 2 EStG

Vergeben Sie den Auftrag erst, wenn Station 2 abgeschlossen ist: Dann liegt die Bescheinigung vor, bevor die erste Zahlung fällig wird, und Sie müssen später nichts einbehalten.

Was tun, wenn keine Freistellung vorliegt?

Option 1: Beauftragung verschieben

Empfehlung: Beauftragen Sie den Nachunternehmer erst, wenn die Freistellung vorliegt.Das Finanzamt muss den Antrag erst prüfen – planen Sie das in Ihren Projektzeitplan ein. Wie der Nachunternehmer sie beantragt, steht in der Anleitung zur Freistellungsbescheinigung beantragen.

Option 2: Bauabzugsteuer einbehalten

Wenn Sie den Nachunternehmer dringend benötigen:

Informieren Sie den Nachunternehmer vorab über den Einbehalt von 15 % der Gegenleistung (§ 48 Abs. 1 EStG)
Zahlen Sie den Rechnungsbetrag abzüglich des Einbehalts aus
Melden Sie den Abzug elektronisch an und führen Sie ihn für Rechnung des Nachunternehmers ab, bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem Sie gezahlt haben (§ 48a Abs. 1 EStG)
Rechnen Sie mit dem Nachunternehmer über den Steuerabzug ab (§ 48a Abs. 2 EStG, Angaben siehe unten)

Nachunternehmer abrechnen: Einbehalt rechnen und Abzug abrechnen

Fehlt zum Zahlungszeitpunkt eine gültige Bescheinigung und greift keine Bagatellgrenze, zahlen Sie den Rechnungsbetrag nicht in voller Höhe aus. Ein Rechenbeispiel (fiktive Zahlen) für eine Rechnung über 11.900 € brutto (10.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer). Schuldet Ihr Unternehmen die Umsatzsteuer nach § 13b UStG, enthält die Rechnung keine Umsatzsteuer; wie dann das Entgelt zu bemessen ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater:

Fall	Einbehalt (15 %)	Auszahlung an den Nachunternehmer
Gültige Freistellungsbescheinigung liegt vor	0 €	11.900 €
Keine gültige Bescheinigung, Bagatellgrenze überschritten	1.785 € (15 % von 11.900 €, § 48 Abs. 1, 3 EStG)	10.115 €

Die 1.785 € melden Sie elektronisch an und führen sie für Rechnung des Nachunternehmers an dessen Finanzamt ab. Fristen: Anmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem Sie gezahlt haben; fällig wird der Betrag am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 48a Abs. 1 EStG). Zahlen Sie im März, melden Sie also bis zum 10. April an. Dem Nachunternehmer müssen Sie den Abzug abrechnen. Die Abrechnung nennt nach § 48a Abs. 2 EStG:

Name und Anschrift des Nachunternehmers
Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag
Höhe des Steuerabzugs
das Finanzamt, bei dem Sie den Abzugsbetrag angemeldet haben

Der Nachunternehmer rechnet den Abzug über seine Steuern ab (§ 48c EStG, Anrechnung auf Lohnsteuer, Vorauszahlungen und Einkommen- oder Körperschaftsteuer). Berechnung und Sonderfälle zeigt der Beitrag Bauabzugsteuer berechnen; wenn Ihr Unternehmen selbst Bauleistungen erbringt, hilft die Gegenüberstellung § 13b UStG und § 48b EStG.

Wann Sie keine Bauabzugsteuer einbehalten müssen

Der Abzug trifft nur Leistungsempfänger, die Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes oder juristische Personen des öffentlichen Rechts sind (§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG). Zusätzlich gilt:

Gültige Freistellungsbescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung (§ 48 Abs. 2 EStG)
Vermietung: Wer nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet, muss für Bauleistungen an diesen Wohnungen nicht abziehen (§ 48 Abs. 1 Satz 2 EStG)
Bagatellgrenze: siehe unten

Bagatellgrenze: 5.000 Euro, bei Vermietern 15.000 Euro

Der Steuerabzug entfällt, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 € nicht übersteigt. Führt Ihr Unternehmen ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus, liegt die Grenze bei 15.000 € (§ 48 Abs. 2 EStG). Maßgeblich ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG). ABER: Zusammenzurechnen sind alle Bauleistungen für denselben Leistungsempfänger, die erbracht wurden oder voraussichtlich erbracht werden (§ 48 Abs. 2 Satz 2 EStG), nicht nur ein einzelner Auftrag.

Beispiel zur Bagatellgrenze:

Sie beauftragen Elektriker Schmidt innerhalb eines Kalenderjahres mit folgenden Aufträgen:

✓ Januar: 2.000 € (kumuliert: 2.000 €) → Keine Bauabzugsteuer
✓ März: 1.500 € (kumuliert: 3.500 €) → Keine Bauabzugsteuer
⚠️ Juni: 2.000 € (kumuliert: 5.500 €) → Bauabzugsteuer fällig!

Lösung: Fordern Sie grundsätzlich immer eine Freistellung an – auch bei kleinen Aufträgen.

Haftung für Sub-Nachunternehmer

Das Gesetz knüpft die Haftung an den eigenen Steuerabzug: Der Leistungsempfänger haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag (§ 48a Abs. 3 Satz 1 EStG). Gibt Ihr Nachunternehmer die Leistung an einen Sub-Nachunternehmer weiter, ist er selbst dessen Leistungsempfänger und muss dort einbehalten und abführen — ein Fehler auf dieser Stufe ist zunächst sein Haftungsfall, nicht Ihrer. Trotzdem sollten Sie vertraglich sicherstellen, dass Ihre Nachunternehmer ebenfalls nur Firmen mit gültiger Freistellung beauftragen oder korrekt einbehalten. Wie weit die Haftung im Einzelfall reicht, klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Praxis-Lösung: Vertragliche Absicherung

Nehmen Sie folgende Klausel in den Vertrag auf:

„Bei Beauftragung von Sub-Nachunternehmern verpflichtet sich der Auftragnehmer, ausschließlich Unternehmen mit gültiger Freistellungsbescheinigung zu beauftragen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber unaufgefordert Kopien aller Freistellungen der Sub-Nachunternehmer vorzulegen. Bei Verstößen haftet der Auftragnehmer für alle daraus entstehenden Schäden, insbesondere Nachzahlungen von Bauabzugsteuer.“

Nachunternehmer-Verwaltung per Software

Manuelle Verwaltung von Freistellungen ist fehleranfällig. Moderne Software hilft bei:

Zentrale Erfassung: Bescheinigung hochladen, Daten werden automatisch ausgelesen
OCR-Erkennung: Automatisches Auslesen von Ablaufdatum und Steuernummer
Ampelsystem: Sofortige Visualisierung (Grün/Gelb/Rot)
Erinnerungen: Automatische Warnungen 90, 60, 30 Tage vor Ablauf
Zahlungsfreigabe: Keine Zahlung ohne gültige Freistellung

Nachunternehmer-Tracker — Excel-Vorlage

Kostenloser Download (XLSX) — der Link erscheint nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse.

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Häufig gestellte Fragen

Welche Unterlagen muss ich vom Nachunternehmer anfordern?

Vor Auftragserteilung: 1) Gültige Freistellungsbescheinigung, 2) Gewerbeanmeldung, 3) Handelsregisterauszug (bei GmbH/UG), 4) Versicherungsnachweise (Haftpflicht, Berufsgenossenschaft), 5) Referenzen. Vertraglich: Verpflichtung zur rechtzeitigen Vorlage verlängerter Freistellungen.

Was passiert, wenn der Nachunternehmer keine Freistellung hat?

Sie müssen 15 % der Gegenleistung (Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer, §48 Abs. 3 EStG) als Bauabzugsteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen. Der Nachunternehmer erhält entsprechend weniger und kann den Abzug auf seine Steuern anrechnen lassen oder sich auf Antrag erstatten lassen (§ 48c EStG) — bis dahin fehlt ihm das Geld.

Wie rechne ich mit dem Nachunternehmer ab, wenn ich Bauabzugsteuer einbehalte?

Sie zahlen den Rechnungsbetrag abzüglich 15 % aus, melden den Abzug elektronisch an und führen ihn ab. Dem Nachunternehmer erteilen Sie eine Abrechnung mit Name und Anschrift, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Zahlungstag, Höhe des Steuerabzugs und dem Finanzamt, bei dem Sie angemeldet haben (§ 48a Abs. 2 EStG). Beispiel: Rechnung 11.900 € brutto, Einbehalt 1.785 €, Auszahlung 10.115 €.

Wann muss ich keine Bauabzugsteuer einbehalten?

Wenn im Zeitpunkt der Gegenleistung eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt, wenn die Bagatellgrenze (5.000 €, bei ausschließlich steuerfreier Vermietung 15.000 €) nicht überschritten wird, wenn Sie weder Unternehmer noch juristische Person des öffentlichen Rechts sind oder wenn Sie nicht mehr als zwei Wohnungen vermieten und die Bauleistung diese Wohnungen betrifft (§ 48 Abs. 1, 2 EStG).

Muss ich auch bei kleinen Aufträgen eine Freistellung verlangen?

Übersteigt die Gegenleistung (brutto, inkl. Umsatzsteuer) im Kalenderjahr voraussichtlich nicht 5.000 € — bei Auftraggebern mit ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen 15.000 € —, entfällt die Bauabzugsteuer (§48 Abs. 2 EStG). ABER: Die 5.000 € gelten pro Nachunternehmer und Jahr - nicht pro Auftrag! Mehrere kleine Aufträge summieren sich. Daher: Immer Freistellung anfordern.

Hafte ich auch für Sub-Nachunternehmer meiner Nachunternehmer?

Das Gesetz lässt den Leistungsempfänger für den Abzugsbetrag haften, den er selbst einbehalten und abführen musste (§ 48a Abs. 3 Satz 1 EStG). Gibt Ihr Nachunternehmer Arbeiten weiter, ist er gegenüber seinem Sub-Nachunternehmer selbst Leistungsempfänger und muss dort prüfen und einbehalten. Vertraglich sollten Sie Ihre Nachunternehmer trotzdem verpflichten, nur Firmen mit gültiger Freistellung zu beauftragen oder korrekt einzubehalten; Einzelfälle klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Wie läuft ein Auftrag an einen Nachunternehmer ab?

Sie fordern vor der Beauftragung Unterlagen und die Freistellungsbescheinigung an, prüfen sie und nehmen Klauseln zur Freistellung in den Vertrag auf. Vor jeder Zahlung prüfen Sie die Gültigkeit erneut; fehlt eine gültige Bescheinigung und ist keine Bagatellgrenze unterschritten, behalten Sie 15 % der Gegenleistung ein (§ 48 Abs. 1, 2 EStG), melden sie bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats elektronisch an und führen sie ab (§ 48a Abs. 1 EStG). Mit dem Nachunternehmer rechnen Sie über den Steuerabzug ab (§ 48a Abs. 2 EStG).

Fazit: Nachunternehmer beauftragen in fünf Schritten

Haftungsgrundlage ist § 48a Abs. 3 EStG: Wer weder eine gültige Bescheinigung vorliegen hat noch einbehält und abführt, kann in Haftung genommen werden. Die Checkliste, klare Vertragsklauseln und die Prüfung vor jeder Zahlung decken genau diese Punkte ab.

✓ Checkliste im Überblick:

✓ Freistellung VOR Auftragserteilung anfordern
✓ Gültigkeit mit 7-Punkte-Checkliste prüfen
✓ Vertragsklauseln zur Verlängerungspflicht aufnehmen
✓ Ablaufdatum überwachen (90/60/30-Tage-Erinnerungen)
✓ Sub-Nachunternehmer-Freistellungen einfordern
✓ Kopien sechs Jahre aufbewahren (§ 147 AO)

Nachunternehmer beauftragen: Checkliste, Ablauf und Abrechnung bei der Bauabzugsteuer