Nachunternehmer beauftragen: Checkliste Freistellung & Bauabzugsteuer [2025]
Die Beauftragung von Nachunternehmern birgt Haftungsrisiken. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie rechtssicher beauftragen und die Bauabzugsteuer vermeiden.
Warum die Beauftragung so kritisch ist
Als Auftraggeber von Bauleistungen haften Sie für die Bauabzugsteuer nach §48b EStG – unabhängig davon, ob Sie selbst die Steuer einbehalten haben oder nicht. Eine fehlerhafte Beauftragung kann Sie daher teuer zu stehen kommen.
Reales Haftungsbeispiel
Ein Generalunternehmer beauftragte einen Trockenbauer für 80.000 € (netto). Der Trockenbauer legte keine Freistellung vor. Der GU zahlte dennoch die vollen 95.200 € (brutto) – ohne Bauabzugsteuer. Bei der Betriebsprüfung 3 Jahre später: 12.000 € Nachzahlung + 1.200 € Säumniszuschläge + 720 € Zinsen = 13.920 € Gesamtschaden.
Die Checkliste: Vor Auftragserteilung
☑ Schritt 1: Unterlagen anfordern
Fordern Sie vor Auftragserteilung folgende Unterlagen an:
- Freistellungsbescheinigung (Original oder beglaubigte Kopie)
- Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
- Versicherungsnachweise (Haftpflicht, Berufsgenossenschaft)
- Referenzen (optional, aber empfohlen)
☑ Schritt 2: Freistellung prüfen
Prüfen Sie die Freistellungsbescheinigung nach der 7-Punkte-Checkliste:
- Formale Vollständigkeit (Stempel, Unterschrift)
- Gültigkeitszeitraum (Ablaufdatum > heute)
- Steuernummer identisch mit Rechnung
- Unternehmensname exakt (inkl. Rechtsform)
- Finanzamts-Stempel vorhanden
- Original oder beglaubigte Kopie
- Kopie anfertigen und archivieren
☑ Schritt 3: Vertragsklauseln aufnehmen
Nehmen Sie folgende Klauseln in den Nachunternehmervertrag auf:
Muster-Klauseln:
- Freistellungspflicht: "Der Auftragnehmer verpflichtet sich, eine gültige Freistellungsbescheinigung nach §48b EStG vorzulegen. Die Gültigkeit muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehen."
- Verlängerungspflicht: "Der Auftragnehmer verpflichtet sich, spätestens 90 Tage vor Ablauf der Freistellung eine verlängerte Bescheinigung vorzulegen."
- Bauabzugsteuer-Vorbehalt: "Bei fehlender oder abgelaufener Freistellung ist der Auftraggeber berechtigt, 15% der Netto-Vergütung als Bauabzugsteuer einzubehalten und ans Finanzamt abzuführen."
- Sub-Nachunternehmer: "Bei Beauftragung von Sub-Nachunternehmern hat der Auftragnehmer ebenfalls gültige Freistellungen einzuholen und dem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen."
☑ Schritt 4: Ablaufdatum überwachen
Nach Auftragserteilung:
- ✓ Ablaufdatum in Excel/Software eintragen
- ✓ Erinnerungen einrichten: 90, 60, 30 Tage vor Ablauf
- ✓ Vor jeder Zahlung Gültigkeit erneut prüfen
- ✓ Bei Ablauf: 15% Bauabzugsteuer einbehalten!
Was tun, wenn keine Freistellung vorliegt?
Option 1: Beauftragung verschieben
Empfehlung: Beauftragen Sie den Nachunternehmer erst, wenn die Freistellung vorliegt.Die Beantragung dauert 4-8 Wochen – planen Sie dies in Ihren Projektzeitplan ein.
Option 2: Bauabzugsteuer einbehalten
Wenn Sie den Nachunternehmer dringend benötigen:
- Informieren Sie den Nachunternehmer über Einbehaltung der 15%
- Passen Sie den Vertragspreis entsprechend an
- Stellen Sie dem Nachunternehmer eine Bescheinigung über die einbehaltene Steuer aus
- Führen Sie die 15% bis zum 10. des Folgemonats ans Finanzamt ab
5.000-Euro-Bagatellgrenze beachten
Bei Leistungen unter 5.000 € (netto) pro Kalenderjahr entfällt die Bauabzugsteuer. ABER: Die Grenze gilt pro Nachunternehmer und Jahr – nicht pro Auftrag!
Beispiel zur Bagatellgrenze:
Sie beauftragen Elektriker Schmidt in 2025 mit folgenden Aufträgen:
- ✓ Januar: 2.000 € (kumuliert: 2.000 €) → Keine Bauabzugsteuer
- ✓ März: 1.500 € (kumuliert: 3.500 €) → Keine Bauabzugsteuer
- ⚠️ Juni: 2.000 € (kumuliert: 5.500 €) → Bauabzugsteuer fällig!
Lösung: Fordern Sie grundsätzlich immer eine Freistellung an – auch bei kleinen Aufträgen.
Haftung für Sub-Nachunternehmer
Als Auftraggeber haften Sie auch für Sub-Nachunternehmer in der 2., 3. oder höheren Ebene. Sie müssen daher sicherstellen, dass Ihre Nachunternehmer ebenfalls nur Firmen mit gültiger Freistellung beauftragen.
Praxis-Lösung: Vertragliche Absicherung
Nehmen Sie folgende Klausel in den Vertrag auf:
Digitale Verwaltung: Automatisierung
Manuelle Verwaltung von Freistellungen ist fehleranfällig. Moderne Software hilft bei:
- Onboarding: Nachunternehmer laden Freistellung selbst hoch (via Link)
- OCR-Erkennung: Automatisches Auslesen von Ablaufdatum und Steuernummer
- Ampelsystem: Sofortige Visualisierung (Grün/Gelb/Rot)
- Erinnerungen: Automatische Warnungen 90, 60, 30 Tage vor Ablauf
- Zahlungsfreigabe: Keine Zahlung ohne gültige Freistellung
Nachunternehmer digital verwalten
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Kostenlos testen →Häufig gestellte Fragen
Welche Unterlagen muss ich vom Nachunternehmer anfordern?
Vor Auftragserteilung: 1) Gültige Freistellungsbescheinigung, 2) Gewerbeanmeldung, 3) Handelsregisterauszug (bei GmbH/UG), 4) Versicherungsnachweise (Haftpflicht, Berufsgenossenschaft), 5) Referenzen. Vertraglich: Verpflichtung zur rechtzeitigen Vorlage verlängerter Freistellungen.
Was passiert, wenn der Nachunternehmer keine Freistellung hat?
Sie müssen 15% der Netto-Vergütung als Bauabzugsteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen. Der Nachunternehmer erhält entsprechend weniger und kann die Steuer erst über die Steuererklärung zurückfordern - das dauert Monate und führt zu Liquiditätsproblemen.
Muss ich auch bei kleinen Aufträgen eine Freistellung verlangen?
Bei Aufträgen unter 5.000 € (netto) pro Kalenderjahr entfällt die Bauabzugsteuer. ABER: Die 5.000 € gelten pro Nachunternehmer und Jahr - nicht pro Auftrag! Mehrere kleine Aufträge summieren sich. Daher: Immer Freistellung anfordern.
Hafte ich auch für Sub-Nachunternehmer meiner Nachunternehmer?
Ja! Die Haftung erstreckt sich über die gesamte Nachunternehmerkette. Daher müssen Sie vertraglich sicherstellen, dass Ihre Nachunternehmer ebenfalls nur Firmen mit gültiger Freistellung beauftragen.
Fazit: Sorgfalt schützt vor Haftung
Die Beauftragung von Nachunternehmern erfordert Sorgfalt. Mit der richtigen Checkliste, klaren Vertragsklauseln und digitaler Überwachung minimieren Sie Ihr Haftungsrisiko erheblich.
✓ Checkliste im Überblick:
- ✓ Freistellung VOR Auftragserteilung anfordern
- ✓ Gültigkeit mit 7-Punkte-Checkliste prüfen
- ✓ Vertragsklauseln zur Verlängerungspflicht aufnehmen
- ✓ Ablaufdatum überwachen (90/60/30-Tage-Erinnerungen)
- ✓ Sub-Nachunternehmer-Freistellungen einfordern
- ✓ Kopien 10 Jahre archivieren