7 häufige Fehler bei Freistellungsbescheinigungen
Diese Fehler kosten Sie bares Geld – und wie Sie sie vermeiden
Freistellungsbescheinigungen sind komplex. Kleine Fehler können zu erheblichen Kosten führen. Hier die 7 häufigsten Fehler aus der Praxis – und wie Sie sie vermeiden.
Zu spät beantragen
Das Problem:
Viele Unternehmen beantragen die Freistellung erst beim ersten Auftrag. Die Bearbeitung dauert aber 4-8 Wochen!
Die Lösung:
Direkt nach Gewerbeanmeldung beantragen – noch bevor der erste Auftrag kommt.
Bei 10.000 € Auftrag: 1.500 € Bauabzugsteuer einbehalten
Ablaufdatum vergessen
Das Problem:
Ohne Erinnerungssystem wird das Ablaufdatum oft übersehen. Die Verlängerung dauert genauso lange wie der Erstantrag!
Die Lösung:
Automatische Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vorher einrichten. Digitale Tools helfen.
Mehrere Aufträge betroffen = mehrfache Bauabzugsteuer
Keine Kopien aufbewahren
Das Problem:
Bei Betriebsprüfungen müssen Sie nachweisen, dass Sie die Freistellung geprüft haben. Ohne Kopien drohen Nachzahlungen!
Die Lösung:
Kopien digital archivieren mit Zeitstempel der Prüfung.
Nachzahlung + 6% Zinsen p.a. + Bußgeld bis 25.000 €
Firmennamen nicht abgleichen
Das Problem:
Wenn der Firmenname auf der Freistellung nicht exakt mit dem Vertrag übereinstimmt (z.B. "GmbH" vs. "GmbH & Co. KG"), ist sie ungültig!
Die Lösung:
Jeden Buchstaben abgleichen oder OCR-Software mit automatischer Validierung nutzen.
Freistellung ungültig = 15% Bauabzugsteuer nachzahlen
Bagatellgrenze falsch anwenden
Das Problem:
Die 5.000 €-Grenze gilt pro Kalenderjahr, nicht pro Auftrag! Mehrere kleine Aufträge summieren sich.
Die Lösung:
Jahresvolumen pro Nachunternehmer tracken. Warnung bei Überschreitung.
Bei 6.000 € Jahresvolumen: 900 € Bauabzugsteuer nachzahlen
Eigene Freistellung mit Prüfpflicht verwechseln
Das Problem:
Auch wenn Sie selbst eine Freistellung haben, müssen Sie die Freistellungen Ihrer Nachunternehmer prüfen!
Die Lösung:
Beide Seiten separat behandeln. Als Auftraggeber immer prüfen.
Haftung für nicht einbehaltene Bauabzugsteuer
Keine Nachweise für Verlängerungsanträge
Das Problem:
Wenn die neue Freistellung noch nicht da ist, sollten Sie einen Nachweis über den Verlängerungsantrag haben.
Die Lösung:
Eingangsbestätigung des Finanzamts anfordern und archivieren.
Bei Zahlungen ohne Nachweis: Bauabzugsteuer-Pflicht
Wie Sie alle Fehler auf einmal vermeiden
Die manuelle Verwaltung von Freistellungsbescheinigungen ist fehleranfällig. Moderne Software-Lösungen automatisieren die kritischen Prozesse:
✓ Automatische Erinnerungen
Nie wieder Ablaufdatum vergessen – E-Mail-Benachrichtigungen 90, 60, 30 Tage vorher
✓ OCR-Erkennung
Automatische Prüfung von Firmennamen, Steuernummer und Gültigkeit
✓ Digitale Archivierung
Alle Kopien mit Zeitstempel gespeichert – Audit-sicher
✓ Jahresvolumen-Tracking
Automatische Warnung bei Überschreitung der 5.000 €-Bagatellgrenze
Fehler kosten Geld – Software spart welches
Vermeiden Sie teure Fehler mit automatischer Überwachung, OCR-Erkennung und Audit-Trail.
Jetzt kostenlos testenCheckliste: Fehler vermeiden
- ✓ Freistellung sofort nach Gewerbeanmeldung beantragen
- ✓ Erinnerungen 90, 60, 30 Tage vor Ablauf einrichten
- ✓ Alle Kopien digital archivieren mit Prüfdatum
- ✓ Firmennamen Zeichen für Zeichen abgleichen
- ✓ Jahresvolumen pro Nachunternehmer tracken
- ✓ Eigene Freistellung ≠ Prüfpflicht bei Nachunternehmern
- ✓ Eingangsbestätigungen bei Verlängerungsanträgen einholen
- ✓ Digitale Verwaltung nutzen für automatische Prozesse